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Organiser une réunion efficace : 6 conseils

Les avis sur les réunions au travail divergent : perte de temps pour les uns, opportunité de glandouiller discrètement pour les seconds, outil indispensable de collaboration pour les derniers. Si vous avez déjà eu la sensation de perdre du temps lors d’une réunion, si les réunions que vous organisez n’entraînent pas les résultats que vous attendiez, je vous propose dans cet article 6 conseils pour renforcer l’efficacité de ces moments de rassemblement.

Sommaire de l’article :

Définissez l’objectif de votre réunion

Une réunion, ce n’est pas automatique (oui, oui, comme les antibiotiques…). Il n’est pas très utile de fixer une réunion “histoire de”, pour faire comme les autres (ex : réunion hebdomadaire avec tout votre service car c’est la règle depuis la nuit des temps dans votre entreprise). Une réunion doit servir un objectif bien précis, qui doit être compris et partagé avec tous les participants. L’objectif initial aura un impact sur le format de la réunion.

Si votre but est simplement d’informer en même temps l’ensemble de votre staff, vous pouvez organiser une réunion d’information. Le présentateur (bien souvent vous) est le seul à parler, devant un auditoire dont le nombre importe peu.

Si l’objectif de votre réunion est d’avancer ou de valider un point spécifique sur un projet en particulier, on peut alors utiliser le terme de réunion de travail.

Enfin, si vous voulez trouver une idée pour un projet ou pour résoudre une problématique précise, vous pouvez organiser une réunion sous la forme d’un brainstorming.

Réalisez le travail préparatoire

Ne venez pas les mains vides à une réunion, au risque de passer pour un touriste. Chaque participant à une réunion doit être informé en avance de l’objectif de la réunion, et du travail qu’il ou elle aura à réaliser. Pensez à l’emploi du temps de vos collaborateurs, si vous les informez la veille, votre réunion deviendra une source de stress, et ne sera tout simplement pas efficace car bâclée.

Contrôlez le timing de vos réunions

Personne n’aime les réunions qui commencent en retard, et surtout qui finissent à point d’heure. Le timing est important, et vous (ou l’animateur de la réunion) devez le contrôler.

Commencez par vérifier la disponibilité de vos interlocuteurs. Vous pouvez utiliser Doodle, qui permet de trouver le moment qui convient le mieux à tous vos interlocuteurs. Vous pouvez aussi passer de bureau en bureau, et demander les dates et moments qui ne conviennent pas, puis procéder par regroupement.

Si vous sentez que le sujet dérive, que les questions posées ne servent pas l’objectif de la réunion, proposez d’y répondre plus tard en tête à tête, ou d’organiser une autre réunion dédiée à ces nouveaux sujets.

Pensez aussi à réserver votre salle de réunion. Si vous savez que la réunion précédente risque de déborder (car l’organisateur n’aura pas lu cet article), gardez une marge.

Prévoyez l’aspect logistique

Réservez une salle suffisamment grande, avec un nombre adéquat de chaises confortables. Si la réunion empiète sur la pause déjeuner, pensez à la livraison de repas, ou de petit-déjeuner en fonction de l’heure. Pas assez de place ? Direction le café le plus proche, ou la pelouse la plus verte si le temps le permet, il n’y a pas de règle.

Une salle confortable favorise un travail de qualité, pensez à la climatisation, des petites bouteilles d’eau, ou même des feuilles / post-its / stylos si vous êtes du genre papa/maman poule. Choisissez une salle de taille adaptée. Mais attention, le nombre de participants à vos réunions doit être le plus restreint possible, plus on est de fous, moins on avance. Invitez uniquement les personnes directement concernées, et diffusez le compte-rendu aux laissés pour compte.

Conservez un temps pour les questions, sinon pourquoi organisez-vous une réunion en premier lieu ? Si c’est un échange (quasi) unilatéral, autant envoyer un mail et épargner ainsi à tout le monde une perte de temps. Il est parfois impressionnant de voir le temps que l’on pourrait économiser en choisissant l’outil mail, plutôt que l’outil réunion, pour faire passer ou pour recevoir un message.

Certaines réunions courtes (moins de 15 minutes) peuvent se dérouler debout, on parle alors de stand-up meeting. Soyez rigoureux, car au delà de 15 minutes, vos interlocuteurs ne vous écouteront plus, ils ne penseront qu’à s’asseoir.

Incontournable : le compte-rendu de réunion

Vous savez déjà qu’une bonne réunion comporte un objectif, se déroule dans un environnement confortable, commence et se termine à l’heure. Et ensuite ? Rédigez systématiquement un compte-rendu de vos réunions. D’ailleurs ce n’est pas forcément l’animateur de la réunion qui doit en rédiger le compte-rendu, sélectionnez la personne de votre choix (“à tour de rôle” est une bonne option).

N’attendez pas la fin de la réunion pour rédiger le compte-rendu, réalisez-le plutôt pendant, afin de ne rien oublier. Adoptez un style synthétique et orienté vers l’action, inutile de tout noter mot pour mot. Une liste à puce avec pour chaque point une action à réaliser, une personne concernée, et une date limite fera parfaitement l’affaire et sera facile à relire. A ce propos, pensez à relire le compte-rendu précédent avant de vous rendre à une nouvelle réunion.

Si besoin d’une seconde réunion, fixez-en la date à la fin de la première, et indiquez-la dans le compte-rendu.

Surveillez le niveau d’attention

Il est très difficile de rester concentré plus de 30 minutes sur une tâche (cf une étude scientifique dont j’ai la flemme de chercher la source), aussi, ne vous attendez pas à conserver en permanence l’attention des participants. A vous (ou au présentateur) de rester dynamique, de varier le ton employé, de glisser quelques traits d’humour et de poser des questions. Ha oui, avant que j’oublie, les smartphones doivent rester dans les poches, en mode silencieux.

En parlant de ça, je rédige cet article depuis maintenant plus de 30 minutes, alors je vais faire une pause bien méritée, et je vous souhaite du succès dans l’organisation de votre prochaine réunion !

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